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Archive
im Rheinland

Archive in NRW und Archivportal D

Seit 1998 betreibt das Landesarchiv das Portal "Archive in NRW", in dem außer den Abteilungen des Landesarchivs alle Kommunalarchive sowie zahlreiche kirchliche, Wirtschafts-, Hochschul- und Privatarchive aufgeführt sind. Das Portal bietet mindestens die Kontaktdaten, wird aber von sehr vielen beteiligten Archiven auch für die Präsentation ihrer Findmittel zu den Beständen im Internet genutzt.

Mit der Freischaltung des Archivportals D als deutschlandweitem Archivportal im September 2014 hat das Portal "Archive in NRW" nun zusätzlich zu seiner eigenen Portalfunktion die Funktion als Regionalaggregator für das Archivportal D übernommen. Es nimmt damit den Archiven im Land die Mühe ab, ihre Daten an zwei verschiedenen Stellen pflegen und synchron halten zu müssen.

Die Archive müssen dadurch für eine Präsenz im Archivportal D selbst nur noch drei kleine Schritte tun:

  • Sie müssen sich erstens bei der DDB registrieren, indem sie an die Adresse registrierung@deutsche-digitale-bibliothek.de eine Mail mit der Nennung des Archivs und eines Ansprechpartners schicken. Die vom Archiv genannte Kontaktperson bekommt dann mit Nutzername und Passwort Zugang zu einem Online-Fragebogen, der in 5-10 Minuten auszufüllen ist.
  • Die Archive müssen zweitens ein ISIL (International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations) bei der Staatsbibliothek zu Berlin als deutscher ISIL-Agentur und Sigelstelle die ISIL ebenfalls in einem Online-Formular auf der Webseite der Staatsbibliothek zu Berlin beantragen; auch dafür sind 5-10 Minuten einzuplanen.
  • Die Archive müssen schließlich drittens dem Landesarchiv die Weitergabe der Daten aus dem Archivportal "Archive in NRW" an das Archivportal D erlauben. Denn damit das Landesarchiv die bei ihm aggregierten Kontakt- und - soweit vorhanden – Erschließungsdaten an das Archivportal D weitergeben kann, braucht es die schriftliche Einwilligung derjenigen Kommune bzw. desjenigen Archivs, von der bzw. von dem jeweils die Daten stammen.

Bei der Weitergabe an das Archivportal D handelt es sich lediglich um diejenigen Daten, die von den Archiven selbst bereits jetzt im Portal „Archive in NRW“ im Internet öffentlich zugänglich gemacht worden sind bzw. in Zukunft von den Archiven im Portal "Archive in NRW" öffentlich zugänglich gemacht werden.

Das Landesarchiv stellt den beteiligten Archiven und ihren Trägern keine Kosten für die Weitergabe der Daten an das Archivportal D in Rechnung.

Für die Einwilligung hat das Landesarchiv einen Vertrag aufgesetzt und an die am Archivportal beteiligten Archive geschickt. Noch fehlen dem Landesarchiv aber zahlreiche Zustimmungen. Die Folge ausbleibender Zustimmungen wäre, dass für das Rheinland Archive im Archivportal D nicht gefunden werden könnten, die im Portal "Archive in NRW" zu finden sind oder, dass in beiden Portalen - sofern eine Direktmeldung an das Archivportal D erfolgt - früher oder später abweichende Kontakt- und Erschließungsdaten auffindbar sein werden. Dies würde zu Nachfragen, zeitaufwendigen, regelmäßig zu wiederholenden Einzelüberprüfungen und doppeltem Pflegeaufwand der Portale führen.

Das LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums empfiehlt daher, den vom Landesarchiv aufgesetzten Vertrag von der dazu ermächtigten Stelle der Kommunen bzw. des Archivs unterzeichnen und dem Landesarchiv so bald wie möglich zukommen zu lassen. Den Vertrag des Landesarchvis finden Sie als Download auf dieser Seite.

Der Vertrag des Landesarchivs inkludiert als Anlage die Kooperationsvereinbarung zwischen dem Landesarchiv als Regionalaggregator und der Deutschen Digitalen Bibliothek als Betreiberin des Archivportals D.