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Archive
im Rheinland

Digitale Unterlagen

Aus keiner Verwaltung und aus kaum einem privaten Haushalt ist der Computer noch wegzudenken. Täglich werden digitale Daten in großen Mengen produziert und vielfach nicht mehr ausgedruckt, sondern in Dokumentenmanagementsystemen (DMS), in Fachverfahren, in Wikis oder einfach in unstrukturierten Dateiablagen vorgehalten. Das gilt auch für rechtlich relevante oder sonst archivwürdige Daten. Durch das im Juli 2013 verabschiedete Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz) wird sich dies weiter verstärken.

In das zuständige Archiv können solche Daten in den meisten Fällen ebenfalls nur in digitaler Form gelangen. Ihre Aufgabe, diese archivwürdigen Daten nicht nur für ein paar Jahre, sondern unbefristet aufzubewahren, stellt die Archive vor große Herausforderungen. Die daraus resultierenden Bestrebungen der Archive auf allen Ebenen der öffentlichen Verwaltung sind jedoch sehr unterschiedlich weit vorangeschritten.

Wertvolle Hinweise und einen Überblick über die archivischen Antworten bieten insbesondere die Publikationen des Kompetenznetzwerks Nestor und des Arbeitskreises "Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen" (AUdS). Eine Einschätzung von Aspekten der Archivtauglichkeit von Datenformaten bietet die Webseite der Schweizer Koordinierungsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST).

In Nordrhein-Westfalen unterstützt die Landesregierung mit dem Digitalen Archiv NRW (DA NRW) den Aufbau eines digitalen Magazins, das für alle Kultursparten offen sein soll und digitale Unterlagen von kommunalen Archiven ebenso aufbewahren wird wie Unterlagen des Landesarchivs, der Landesbibliotheken, von Museen und anderen Kultureinrichtungen.