LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum Logo Landschaftsverband Rheinland - zur Startseite

Archive
im Rheinland

Bewertung und Übernahme

Mit dem Anwachsen öffentlicher Aufgaben wächst auch die Schriftgutproduktion in öffentlichen Verwaltungen. Dazu haben technische Fortschritte wie Telefon- und Stromnetze, öffentliche Wasserversorgung und Kulturbetriebe ebenso beigetragen wie die Entstehung einer sozialen Leistungsverwaltung. Spätestens seit dem 19. Jahrhundert ist es daher weder sinnvoll noch möglich, die Schriftgutproduktion der öffentlichen Verwaltungen vollständig zu archivieren. Vielmehr muss aus der Masse des Schriftgutes durch Auswahl eine aussagekräftige Überlieferung gebildet werden.

Die Auswahl hat nach dem Archivgesetz NRW bei den Trägern der kommunalen Selbstverwaltung und deren Verbänden und Stiftungen das zuständige öffentliche Archiv zu treffen, indem es die angebotenen Unterlagen als archivwürdig oder kassabel unter Zugrundelegung fachlicher Kriterien bewertet. In bestimmten Bereichen führt das zu einer vollständige Archivierung der angebotenen Unterlagen, in anderen Verwaltungsbereichen unter Umständen zu einer sehr hohen Kassationsquote.

Gerade in Bereichen, in denen massenhaft gleichförmiges Schriftgut anfällt - wie z.B. bei Gewerbeanmeldungen oder Sozialhilfeakten -, ist es häufig sinnvoll, ein Bewertungsmodell zu entwickeln, das die Bewertung effizienter und transparenter macht und der Forschung - je nach Modell - trotz der Auswahl von Unterlagen Aussagen über Kontinuitäten erlaubt. Wie ein solches Bewertungsmodell aussehen kann, zeigt das Bewertungsmodell für Personalakten des Landesarchivs Baden-Württemberg.

Auch jenseits von gleichförmigem Massenschriftgut zahlen sich Überlegungen zur Überlieferungsbildung aus. Denn aufgrund der Zusammenarbeit verschiedener Ämter und Fachbereiche einer Kommune untereinander und mit staatlichen Institutionen entstehen bei den beteiligten Stellen teilweise, aber nicht vollständig gleiche Unterlagen. Um die Schriftgutmenge deutlich zu reduzieren und dabei dennoch die archivwürdigen Daten aufzubewahren, reicht es oftmals, die Unterlagen der Stelle mit der aussagekräftigsten Überlieferung zu archivieren. Häufig ist das jenes Amt, in dem eine Entscheidung vorbereitet und getroffen wird, das also bei der Aufgabenerledigung die Federführung hat.

Den Gedanken, bei der Bewertung von Unterlagen neben den Ämtern der gleichen Ebene auch andere Verwaltungsebenen bei der Bewertung mit in den Blick zu nehmen, haben die baden-württembergischen Staatsarchive darüber hinaus auf den griffigen Namen der "horizontalen und vertikalen Bewertung" gebracht. Auch in der Zusammenarbeit und Aufgabenteilung von kommunalen und staatlichen Archiven kann dieses Modell zur Anwendung kommen. Allerdings ist dabei zu bedenken, dass die Dokumentationsziele auf der kommunalen Ebene zumeist andere, ortsspezifischere sind als auf der staatlichen.